Tóm tắt nhanh (TL;DR)
Quản lý hàng order bằng Excel: dùng một file 4 sheet có công thức tự động để theo dõi tiền cọc, tiền còn lại, trạng thái và lãi/lỗ từng đợt — điểm cốt lõi là không để sổ tay và chat Zalo làm mất số liệu.
- File excel quản lý hàng order này tự tính tiền cọc, đếm đơn theo trạng thái và tính lãi/lỗ từng đợt, không cần biết VBA.
- Mẫu excel bán hàng order dùng được cho cả order Trung Quốc (Taobao, 1688) lẫn order nội địa, chạy trên Excel và Google Sheets.
- Mỗi đơn order trải qua 7 bước từ đăng sản phẩm đến giao khách, nên ghi vào sổ tay dễ sót và khó đối soát tiền cọc cuối tháng.
- Shop trên 50 đơn mỗi đợt hoặc nhiều người cùng quản lý thì Excel bắt đầu quá tải, nên cân nhắc nâng cấp.
Hàng order là gì?
Hàng order là hàng khách đặt trước, shop đi gom và nhập về sau. Khách không mua hàng có sẵn trong kho, mà order một sản phẩm cụ thể (áo, giày, mỹ phẩm, đồ gia dụng...) rồi shop gom đơn, đặt bên cung cấp, chờ hàng về rồi mới giao.
Điểm khác mấu chốt: tiền cọc và thời gian chờ. Khách cọc trước 30-50% giá trị, shop phải chờ hàng từ 3 đến 15 ngày mới giao được. Trong khoảng chờ đó, đơn hàng có thể bị hủy, sai size, sai màu, hoặc lệch giá khi tỷ giá thay đổi. Đây chính là lý do quản lý hàng order bằng Excel cần một file riêng, không phải sổ tay hay danh sách trên Zalo.
Hàng order khác gì bán hàng sẵn?
Bán hàng sẵn chỉ có 4 bước: đặt hàng → giao → thu tiền → xong. Hàng order thì dài hơn gần gấp đôi, với 7 bước:
- Đăng sản phẩm lên Facebook hoặc Zalo.
- Thu cọc 30-50% từ khách.
- Gom đơn từ 10-20 sản phẩm để đủ điều kiện đặt.
- Đặt cho nhà cung cấp trên Taobao hoặc 1688.
- Chờ hàng về 3-15 ngày tùy đường vận chuyển.
- Kiểm hàng khi về kho.
- Giao cho khách và thu phần tiền còn lại.
Mỗi đơn là 7 bước, và mỗi bước đều có thể sinh sự cố. Khách hủy giữa chừng, hàng về sai màu, phí ship đội lên, tỷ giá nhảy. Ghi hết vào chat Zalo thì chỗ đó chỉ là "thùng rác số liệu" — tin nhắn cũ trôi mất, không kéo về được, không đếm được, không tính được lãi lỗ.
Theo các đơn vị logistics nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam (2026), đường bộ mất 3-5 ngày, đường biển 7-15 ngày, đường hàng không 1-3 ngày; phí mua hộ thường 1-3% giá trị đơn; cước vận chuyển khoảng 28.000-39.000đ/kg tùy trọng lượng và thành phố, trong đó Hà Nội rẻ hơn TP.HCM. Riêng chuyện chờ hàng thôi đã kéo dài, nên không có một file theo dõi thì 10 đơn là đủ rối.
Minh họa: Quy trình 7 bước bán hàng order so với bán hàng sẵn.
Vì sao template bán hàng sẵn không dùng được cho hàng order?
Template bán hàng sẵn thường chỉ có: tên sản phẩm, giá bán, số lượng, khách hàng, ngày giao. Dùng cho hàng order thì thiếu quá nhiều thứ, và chính những thứ thiếu lại là nơi mất tiền.
Một file excel quản lý hàng order cần thêm các cột mà template bán hàng sẵn không có:
- Link sản phẩm Taobao/1688 — để đối chứng khi hàng về sai.
- Tiền cọc và tiền còn lại — tách riêng, không gộp vào giá bán.
- Trạng thái riêng theo vòng đời order: Chờ gom, Đặt NCC, Đang ship, Về kho, Đang giao, Hoàn thành, Hủy.
- Tỷ giá — vì thanh toán bằng tệ, phải quy đổi ra đồng.
- Phí ship quốc tế và phí ship nội địa — hai khoản khác nhau.
- Mã đợt order — để gom các đơn cùng một lô nhập về, tính lãi lỗ theo đợt.
Bỏ qua mấy cột này, cuối tháng bạn chỉ biết "bán được nhiều" chứ không biết lãi hay lỗ. Đó là lý do mẫu excel bán hàng order phải làm riêng, không tái sử dụng file bán hàng sẵn.
4 kịch bản khiến shop order mất tiền
1) Khách bom hàng giữa chừng
Gom đủ 30 đơn, đặt nhà cung cấp xong, rồi 3 khách báo hủy. Hàng đã đặt rồi, không hủy được, shop ôm toàn bộ số hàng đó. Nếu không ghi chú rõ ai cọc rồi, ai chưa, việc đòi lại tiền cọc hay bán thanh lý càng thêm rối.
2) Hàng về sai không có bằng chứng
Đặt áo trắng size M, nhận về áo đen size S. Khách nhất quyết đòi đền. Lúc này chỉ có link sản phẩm gốc trên Taobao lưu kèm đơn mới cứu được bạn — để chứng minh đúng mình đã đặt gì. Không có link, không có mã đơn, thì đền theo giá khách nói.
3) Tính sai tiền cọc
50 đơn, mỗi đơn cọc một kiểu, ghi vào sổ tay. Khách qua hỏi "em cọc rồi mà anh", sổ lại không thấy ghi. Không có chỗ nào đối soát, hai bên cãi nhau, cuối cùng shop thường nhún nhường cho xong. Tiền cọc là tiền thật, sót một đơn là mất một khoản.
4) Không biết lãi hay lỗ
Một đợt order: thu cọc 15 triệu, đặt nhà cung cấp 12 triệu, phí ship 2 triệu, phí nội địa 1,5 triệu, hàng lỗi 500 nghìn. Vậy lãi hay lỗ? Không cộng hết vào một chỗ thì không ai trả lời nổi. Nhiều shop tưởng lãi, hóa ra đang lỗ vì bỏ sót phí ship và tỷ giá.
Template Excel quản lý hàng order — 4 sheet
Mẫu excel bán hàng order này gồm 4 sheet, mỗi sheet một việc, nối với nhau bằng công thức. Toàn bộ đều dùng function cơ bản, không cần biết VBA.
Sheet 1: Đơn hàng (Orders)
Đây là sheet chính, mỗi đơn order một dòng:
📊 Bảng: Cấu trúc Sheet 1 - Đơn hàng (Orders)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã đơn (ORD-001) | Tự động sinh, không gõ tay |
| Tên khách | Ai đặt |
| SĐT | Gọi khi hàng về |
| Sản phẩm | Tên + size/màu |
| Link SP (Taobao/1688) | Đối chứng khi hàng về sai |
| Size/Màu | Chống giao nhầm |
| SL | Số lượng |
| Giá bán | Đơn giá bán cho khách |
| Tiền cọc | Số đã thu trước |
| Còn lại | = Giá bán × SL − Tiền cọc |
| Trạng thái | Dropdown chọn nhanh |
| Đợt order | Mã lô nhập về |
| Ghi chú | Bất kỳ điều gì cần nhớ |
Sheet 2: Khách hàng (Customers)
📊 Bảng: Cấu trúc Sheet 2 - Khách hàng (Customers)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên | Tên khách |
| SĐT | Số điện thoại |
| Địa chỉ | Nơi giao |
| Facebook/Zalo | Kênh liên hệ |
| Tổng đơn | Đếm tự động bằng công thức |
| Tổng đã mua | Cộng tự động bằng SUM |
| Ghi chú | VIP, hay hủy, mua nhiều... |
Sheet này giúp biết khách nào mua nhiều để ưu tiên, khách nào hay hủy để cẩn thận.
Sheet 3: Chi phí đợt order (Cost/Batch)
📊 Bảng: Cấu trúc Sheet 3 - Chi phí đợt order (Cost/Batch)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đợt | Mã lô, ví dụ ĐỢT-072026 |
| Tổng tiền hàng | Giá mua từ nhà cung cấp |
| Phí ship quốc tế | Cước từ Trung Quốc về |
| Tỷ giá | Tệ quy đổi ra đồng |
| Phí đại lý | Phí mua hộ 1-3% |
| Phí ship nội địa | Giao trong nước |
| Hàng lỗi/trả lại | Khoản mất |
| Tổng chi phí | Cộng hết các khoản trên |
| Tổng thu | Tiền thu từ khách |
| Lãi/Lỗ | = Tổng thu − Tổng chi phí |
Sheet 4: Dashboard
Sheet này tự tổng hợp: tổng đơn theo trạng thái (COUNTIF), tổng cọc đã thu, tổng còn phải thu, lãi/lỗ theo đợt, và top khách hàng mua nhiều. Mở Dashboard là thấy tình hình cả shop chỉ trong vài giây.
Minh họa: Bố cục 4 sheet liên kết chặt chẽ trong file Excel quản lý hàng order.
Công thức Excel quan trọng
Bốn công thức dưới đây là xương sống của file excel quản lý hàng order. Tự gõ hoặc copy vào đúng ô, Excel tự tính.
Tiền còn lại phải thu:
= (Giá bán × SL) − Tiền cọcĐếm theo trạng thái:
= COUNTIF(Trạng thái_range, "Đang ship")Lãi/lỗ đợt order:
= SUMIF(Đợt_range, "ĐỢT-072026", Tổng_thu) − SUMIF(Đợt_range, "ĐỢT-072026", Tổng_chi)Mã đơn tự động:
= "ORD-" & TEXT(ROW()-1, "000")Nếu bạn vừa quản lý hàng order vừa theo dõi tồn kho khi hàng về, hãy xem thêm bảng xuất nhập tồn kho Excel — hai file đi kèm nhau thì vòng vận hành từ đặt hàng đến xuất kho là đủ.
Hướng dẫn sử dụng 5 bước
- Tải và mở file — dùng Microsoft Excel hoặc Google Sheets đều được.
- Setup dropdown trạng thái — vào Data Validation, chọn list: Chờ gom, Đặt NCC, Đang ship, Về kho, Đang giao, Hoàn thành, Hủy.
- Nhập đơn khi khách đặt — điền ngay mã đơn, tên khách, sản phẩm, tiền cọc.
- Cập nhật trạng thái — mỗi khi hàng đặt xong, về kho, giao thành công thì đổi dropdown.
- Tính lãi lỗ cuối đợt — tổng hợp Sheet 3, đối soát tiền cọc, kết thúc đợt.
3 thói quen tránh sót đơn
- Nhập đơn ngay khi khách cọc — 30 giây lúc đó tiết kiệm 30 phút tìm kiếm và đối soát sau này.
- Cập nhật trạng thái mỗi sáng 10 phút — đừng để trạng thái trễ hai ba ngày, dễ quên.
- Đối soát tiền cọc cuối đợt — so Sheet Đơn hàng với số tiền thực thu, chỗ nào lệch thì xử lý ngay.
Chuyện chị Mai: tưởng lãi 5 triệu, hóa ra lỗ 2 triệu
Chị Mai bán hàng order quần áo trên Facebook, mỗi đợt gom 35-50 đơn từ Taobao. Trước đây chị ghi đơn vào sổ tay và chat Zalo, cuối tháng không biết lãi hay lỗ — có đợt tưởng lãi 5 triệu, hóa ra lỗ 2 triệu vì bỏ sót phí ship, tỷ giá và hàng lỗi. Sau khi chuyển sang file Excel 4 sheet, mỗi đợt order chị biết chính xác lãi/lỗ, đối soát tiền cọc chỉ mất 15 phút. Trước đây chuyện đối soát là cả một buổi tối cãi nhau với khách, giờ chỉ là vài phút mở file.
Khi nào Excel không đủ cho shop order
Excel quản lý hàng order rất tốt cho giai đoạn đầu, nhưng có 4 dấu hiệu cho thấy cần giải pháp mạnh hơn:
- Trên 50 đơn mỗi đợt.
- Nhiều người cùng quản lý (người nhập đơn, người kiểm hàng, người giao).
- Khách hỏi "hàng đến đâu rồi" liên tục, mỗi lần phải mở file tra.
- Không track được lãi lỗ theo thời gian, chỉ thấy theo từng đợt.
Gặp 2 trong 4 dấu hiệu thì nên cân nhắc nâng cấp. Theo Microsoft Support, Excel phù hợp cho dữ liệu một người dùng, không thiết kế cho nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời (Nguồn: Microsoft Support). Khi shop lớn hơn, nhiều người truy cập cùng lúc, file Excel dễ bị đè lỗi và tốc độ chậm lại.
Nếu bạn đang băn khoăn giữa việc dùng Excel lâu dài hay chuyển sang phần mềm, hãy đọc thêm 7 dấu hiệu file Excel gieo giắt doanh nghiệp — bài này liệt kê rõ khi nào file Excel bắt đầu kìm hãm thay vì giúp đỡ. Với shop order, khác biệt chính là quản lý đơn hàng giao nhanh (ship trong ngày) chỉ cần trạng thái đơn giản, còn hàng order phải theo dõi thêm tiền cọc, tỷ giá và phí ship — chi tiết nằm trong quản lý đơn hàng bằng Excel.
Khi shop vượt ngưỡng trên, dịch vụ chuyển file Excel thành web app như ExcelToapp.vn giúp nhiều người cùng quản lý, khách tự xem được trạng thái đơn, và lãi lỗ tính theo thời gian thực. Nhưng đó là chuyện của giai đoạn sau — bước đầu tiên vẫn là có một file Excel 4 sheet gọn gàng.
Minh họa: 4 dấu hiệu cho thấy Excel không còn đủ cho shop bán hàng order.
Câu Hỏi Thường Gặp
Định nghĩa hàng order và hình thức đặt cọc trước 30-50%
Hàng order là hàng khách đặt trước, shop gom đơn rồi mới nhập về và giao, thay vì bán hàng có sẵn trong kho. Khách cọc trước 30-50% giá trị, và phải chờ 3-15 ngày tùy đường vận chuyển. Ví dụ quần áo order từ Taobao, giày từ 1688, hoặc mỹ phẩm order nội địa.
Khả năng sinh lời và các chi phí ẩn khi bán hàng order
Bán hàng order có thể lời tốt nhờ chênh lệch giá và phí mua hộ thấp (1-3% giá trị đơn theo các đơn vị nhập hàng Trung Quốc năm 2026). Nhưng lời hay lỗ phụ thuộc vào việc tính đủ chi phí: tiền hàng, phí ship quốc tế và nội địa, tỷ giá, hàng lỗi. Không cộng hết vào file theo dõi thì dễ tưởng lãi mà hóa ra lỗ.
Phương pháp quản lý tiền cọc order bằng Excel chống sót đơn
Ghi tiền cọc riêng thành một cột trong file Excel, mỗi đơn một dòng, và đối soát cuối đợt bằng cách so số trong file với tiền thực thu. Công thức "Tiền còn lại = Giá bán × SL − Tiền cọc" giúp biết mỗi đơn còn phải thu bao nhiêu khi giao. Ghi vào sổ tay hoặc chat Zalo dễ sót và khó kiểm tra.
Thời điểm shop order nên nâng cấp từ Excel lên phần mềm web app
Khi shop vượt 50 đơn mỗi đợt, có nhiều người cùng quản lý, khách hỏi trạng thái đơn liên tục, hoặc cần track lãi lỗ theo thời gian. Gặp 2 trong 4 dấu hiệu này thì nên nâng cấp. Excel vẫn hoạt động, nhưng nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời dễ dẫn đến lỗi (Nguồn: Microsoft Support).
Khả năng sử dụng template Excel cho hàng order Trung Quốc Taobao 1688
Có. Template gồm cột link sản phẩm Taobao/1688, tỷ giá, phí ship quốc tế và phí đại lý — đúng những gì cần cho order Trung Quốc. Theo các đơn vị nhập hàng Taobao/1688 (2026), Taobao và 1688 không giao thẳng về Việt Nam, cần bên trung gian mua hộ và phải kiểm tra hàng ngay khi về kho vì thời gian khiếu nại thường chỉ 48-72 giờ.
Công thức tính lãi lỗ đợt order chính xác bằng Excel
Cộng hết tiền thu từ khách rồi trừ đi toàn bộ chi phí: tiền hàng, phí ship quốc tế, phí đại lý, phí ship nội địa, hàng lỗi. Trong Excel dùng công thức =SUMIF(Đợt_range,"ĐỢT-072026",Tổng_thu)−SUMIF(Đợt_range,"ĐỢT-072026",Tổng_chi). Làm đúng, mỗi đợt order bạn biết chính xác lãi hay lỗ.
Tóm lại
Quản lý hàng order bằng Excel là bước đầu tiên đưa shop ra khỏi sổ tay và chat Zalo, giúp không sót đơn và không mất tiền oan vì tính thiếu chi phí. Một file 4 sheet với công thức tự động đủ xử lý tốt đợt order dưới 50 đơn. Khi shop lớn hơn, đó là lúc tính đến giải pháp mạnh hơn.
📥 Tải Miễn Phí: Template Excel Quản Lý Hàng Order
File gồm 4 sheet: Đơn hàng, Khách hàng, Chi phí đợt order, Dashboard. Tích hợp sẵn công thức tự động, dùng được trên Excel và Google Sheets.
Tải File (Miễn Phí) →Shop trên 50 đơn/đợt cần giải pháp mạnh hơn? Gửi file Excel của bạn để ExcelToApp đánh giá và tư vấn miễn phí.
Gửi File Đánh Giá Miễn Phí →
