Tóm tắt nhanh (TL;DR)
Hàng order có quy trình khác biệt so với bán hàng sẵn — gồm gom đơn, đặt cọc, chờ hàng về (7–30 ngày), giao cho khách. File Excel dưới đây gồm 4 sheet: Đơn hàng, Khách hàng, Chi phí đợt order, Dashboard — được thiết kế riêng cho shop bán hàng order.
Bạn bán hàng order trên Facebook. Mỗi đợt gom 30–50 đơn. Khách đặt, thu cọc, đặt hàng qua tổng đại lý, đợi 2 tuần, hàng về, giao cho khách.
Nghe đơn giản. Nhưng thực tế: Quên mất đơn nào đã cọc. Hàng về không biết của ai. Tính lãi cuối tháng — lỗ 2 triệu không hiểu tại sao.
Vấn đề không phải bạn quản lý kém. Vấn đề là bạn đang dùng công cụ sai. Excel bán hàng sẵn không hiểu quy trình hàng order.
Hàng order khác gì bán hàng sẵn?
Quy trình bán hàng order
Bán hàng sẵn: khách đặt → giao ngay → thu tiền → xong.
Hàng order phức tạp hơn nhiều:
Bước 1: Đăng sản phẩm lên Facebook/Zalo — khách xem, hỏi giá, chọn size/màu.
Bước 2: Thu tiền cọc (30–50%) — khách chuyển khoản, bạn ghi nhận đơn.
Bước 3: Gom đơn — đủ số lượng tối thiểu (10–20 sản phẩm) thì đặt hàng.
Bước 4: Đặt hàng qua tổng đại lý / Taobao / 1688 — chuyển tiền, chờ xác nhận.
Bước 5: Chờ hàng về — 7–21 ngày tùy đường (máy bay / biển / bộ).
Bước 6: Hàng về kho — kiểm tra, phân loại theo khách.
Bước 7: Giao cho khách — thu phần tiền còn lại (COD hoặc chuyển khoản).
Mỗi đơn có 7 bước. Mỗi bước có thể xảy ra sự cố. Và bạn đang ghi tất cả vào... chat Zalo.
Minh họa: Quy trình 7 bước phức tạp của bán hàng order so với bán hàng sẵn.
Tại sao Excel bán hàng sẵn không dùng được?
Template 'quản lý bán hàng' thông thường có các cột: Mã đơn, Sản phẩm, Số lượng, Thành tiền, Trạng thái.
Nhưng hàng order cần thêm:
- Link sản phẩm (Taobao/1688) — để check lại khi hàng về sai
- Tiền cọc — đã thu bao nhiêu, còn bao nhiêu
- Trạng thái riêng — Chờ gom đơn → Đã đặt NCC → Đang ship → Về kho → Đang giao khách → Hoàn thành
- Tỷ giá — nếu order từ Trung Quốc, Thái Lan
- Phí ship quốc tế + nội địa — tính vào giá vốn
- Đợt order — gom đơn theo đợt để tính lãi lỗ từng đợt
Dùng template bán hàng sẵn cho hàng order = nhét hình tròn vào lỗ vuông. ExcelToApp đã gặp nhiều shop order gặp đúng tình trạng này — và đây là lý do thiết kế template riêng bên dưới.
4 kịch bản khiến shop order mất tiền
Kịch bản 1: Khách bom hàng
Shop gom đủ 30 đơn, đã đặt hàng với tổng đại lý Trung Quốc. 3 khách nhắn 'em không lấy nữa'. Tiền đã chuyển, không hoàn lại. Shop phải ôm 3 đơn hàng — size/màu cụ thể, không ai nhận.
Thiệt hại: Tiền hàng + tiền ship về + hàng tồn kho.
Kịch bản 2: Hàng về sai
Đặt áo trắng size M cho khách A. Hàng về: áo đen size S. Không có link sản phẩm gốc để đối chứng. Không biết lỗi của shop hay của nhà cung cấp. Phải đền cho khách.
Thiệt hại: Giá vốn + phí ship + mất khách.
Kịch bản 3: Tính sai tiền cọc
50 đơn, mỗi đơn cọc khác nhau. Ghi vào sổ tay. Cuối đợt, 2 khách nói 'em đã cọc rồi mà' nhưng sổ không ghi. Hoặc ngược lại — bạn tưởng đã thu cọc nhưng thực tế chưa.
Thiệt hại: Mất tiền hoặc mất khách.
Kịch bản 4: Không biết lãi hay lỗ
Tiền cọc thu về 15 triệu. Tiền đặt hàng cho NCC: 12 triệu. Phí ship: 2 triệu. Phí vận chuyển trong nước: 1.5 triệu. Hàng lỗi trả lại: 500K. Lãi hay lỗ? Không biết. Vì không có sheet chi phí theo đợt order.
Template Excel quản lý hàng order — Tải miễn phí
Cấu trúc 4 sheet
📊 Bảng: Sheet 1: Đơn hàng (Orders)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã đơn | Mã tự động (ORD-001, ORD-002...) |
| Tên khách | Họ tên khách đặt |
| SĐT | Số điện thoại liên hệ |
| Sản phẩm | Tên sản phẩm |
| Link SP | Link Taobao/1688/Instagram |
| Size / Màu | Biến thể sản phẩm |
| SL | Số lượng |
| Giá bán | Giá bán cho khách |
| Tiền cọc | Đã thu bao nhiêu |
| Còn lại | = Giá bán × SL − Tiền cọc |
| Trạng thái | Dropdown: Chờ gom / Đặt NCC / Đang ship / Về kho / Đang giao / Hoàn thành / Hủy |
| Đợt order | Mã đợt (ĐỢT-072026) |
| Ghi chú | Ghi chú riêng |
📊 Bảng: Sheet 2: Khách hàng (Customers)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên khách | Họ tên |
| SĐT | Số điện thoại |
| Địa chỉ | Địa chỉ giao hàng |
| Facebook/Zalo | Link profile |
| Tổng đơn | Đếm tự động từ Sheet 1 |
| Tổng đã mua | SUM từ Sheet 1 |
| Ghi chú | Khách VIP, hay hủy, giao chú ý... |
📊 Bảng: Sheet 3: Chi phí đợt order (Cost per Batch)
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đợt order | Mã đợt |
| Tổng tiền hàng | SUM tiền hàng đợt này |
| Phí ship quốc tế | Phí vận chuyển TQ/Thái → VN |
| Tỷ giá | Nếu order ngoại tệ |
| Phí đại lý | Phí tổng đại lý |
| Phí ship nội địa | Ship cho khách trong nước |
| Hàng lỗi / trả lại | Tiền đền, hàng tồn |
| Tổng chi phí | Tổng tất cả |
| Tổng thu | SUM tiền cọc + tiền còn lại |
| Lãi / Lỗ | = Tổng thu − Tổng chi phí |
Sheet 4: Dashboard
- Tổng đơn theo trạng thái (COUNTIF)
- Tổng tiền cọc đã thu
- Tổng còn phải thu
- Lãi/lỗ theo đợt order
- Top khách hàng theo số đơn
Minh họa: Bố cục 4 sheet liên kết chặt chẽ trong file Excel quản lý hàng order.
Công thức Excel quan trọng
Tính tiền còn lại phải thu:
= (Giá bán × SL) − Tiền cọcĐếm đơn theo trạng thái:
= COUNTIF(Trạng thái_column, "Đang ship")Tính lãi lỗ đợt order:
= SUMIF(Đợt order_column, "ĐỢT-072026", Tổng thu) − SUMIF(Đợt order_column, "ĐỢT-072026", Tổng chi phí)Tự động tạo mã đơn:
= "ORD-" & TEXT(ROW()-1, "000")Hướng dẫn sử dụng template
Bước 1: Tải và mở file
Tải file Excel về. Mở bằng Excel hoặc Google Sheets. File có sẵn công thức tự động — chỉ cần nhập dữ liệu.
Bước 2: Setup danh mục sản phẩm
Vào Sheet 'Đơn hàng', tạo dropdown cho cột 'Trạng thái':
- Data → Data Validation → List
- Nhập:
Chờ gom, Đặt NCC, Đang ship, Về kho, Đang giao, Hoàn thành, Hủy
Bước 3: Nhập đơn hàng khi khách đặt
Mỗi khi khách đặt trên Facebook/Zalo:
- Thêm dòng mới trong Sheet 'Đơn hàng'
- Nhập thông tin khách, sản phẩm, size/màu
- Ghi tiền cọc đã thu
- Link SP → copy link Taobao/1688 vào
- Chọn đợt order
Bước 4: Cập nhật trạng thái
Khi hàng về, cập nhật trạng thái đơn hàng. Dashboard tự động cập nhật.
Bước 5: Tính lãi lỗ cuối đợt
Vào Sheet 'Chi phí', nhập phí ship, phí đại lý, hàng lỗi. File tự động tính lãi/lỗ.
Mẹo: 3 thói quen giúp shop order không sót đơn
Nhập đơn ngay khi khách đặt cọc. Đừng ghi vào sổ tay hay chụp màn hình chuyển khoản. Mở Excel, nhập ngay. 30 giây tiết kiệm 30 phút tìm lại sau.
Cập nhật trạng thái mỗi sáng. Dành 10 phút mỗi sáng để check: đơn nào đã đặt NCC? Đơn nào đang ship? Hàng về chưa? Dashboard sẽ phản ánh đúng thực tế.
Đối soát tiền cọc cuối mỗi đợt. So sánh số tiền cọc trong Sheet 'Đơn hàng' với số tiền thực tế trong tài khoản. Nếu lệch → tìm nguyên nhân ngay. Đừng để cuối tháng mới phát hiện.
Khi nào Excel không còn đủ cho shop order?
Dấu hiệu 1: Trên 50 đơn/đợt
Nhập 50 đơn thủ công vào Excel mất 1–2 giờ. Cập nhật trạng thái 50 đơn khi hàng về mất thêm 1 giờ. Nhân đôi mỗi đợt order.
Dấu hiệu 2: Nhiều người cùng quản lý
Hai người mở cùng file Excel → dữ liệu đè lên nhau. Không biết ai đã sửa gì. Không có phân quyền.
Dấu hiệu 3: Khách hỏi “hàng em đến đâu rồi?”
Khách inbox Facebook hỏi trạng thái. Bạn phải mở Excel → tìm đơn → copy trạng thái → paste vào Messenger. Mỗi khách 2 phút. 30 khách = 1 giờ.
Dấu hiệu 4: Không track được lãi lỗ theo thời gian
Muốn biết 'tháng này lãi bao nhiêu' phải ngồi cộng tay từ nhiều sheet. Không có dashboard tự động.
Nếu bạn gặp 2 trong 4 dấu hiệu trên — đã đến lúc cân nhắc giải pháp mạnh hơn. Nếu shop đang gặp thêm vấn đề nhân viên sửa bừa dữ liệu, tham khảo thêm bài phân tích tại sao Excel không phân quyền được cho nhân viên. Và nếu file Excel đang quá nặng và chậm, xem thêm hướng dẫn cách xử lý file Excel bị nặng.
Minh họa: 4 dấu hiệu cho thấy Excel không còn đủ cho shop bán hàng order.
📥 Tải Miễn Phí: Template Excel Quản Lý Hàng Order
File gồm 4 sheet: Đơn hàng, Khách hàng, Chi phí đợt order, Dashboard. Tích hợp sẵn công thức tự động, dùng được trên Excel và Google Sheets.
Tải File (Miễn Phí) →Nếu shop đang trên 50 đơn/đợt và cần giải pháp mạnh hơn — hãy gửi file Excel hiện tại để nhận đánh giá và tư vấn miễn phí từ chuyên gia ExcelToApp.
Câu hỏi thường gặp
Hàng order là gì?
Hàng order là sản phẩm không có sẵn trong kho — khách đặt trước, shop mới đặt hàng từ nhà cung cấp (thường từ Trung Quốc, Thái Lan, hoặc các sàn TMĐT quốc tế). Thời gian chờ từ 7–30 ngày tùy phương thức vận chuyển.
Bán hàng order có lời không?
Lãi trung bình 30–50% trên mỗi sản phẩm, nhưng phải trừ chi phí ẩn: ship quốc tế, tỷ giá, hàng lỗi, khách bom hàng. Nhiều shop tưởng lãi nhưng thực tế lỗ vì không tính đủ chi phí. Template Excel ở trên giúp bạn tính chính xác lãi/lỗ từng đợt order.
Quản lý tiền cọc order bằng cách nào?
Ghi nhận ngay khi khách chuyển khoản: tên khách, số tiền, ngày thu, sản phẩm đặt. Dùng Sheet 'Đơn hàng' trong template — cột 'Tiền cọc' và công thức tự tính 'Còn lại'. Đối soát cuối mỗi đợt order.
Khi nên chuyển từ Excel sang phần mềm?
Khi shop có trên 50 đơn/đợt, nhiều người cùng quản lý, hoặc khách hỏi trạng thái thường xuyên. Lúc đó, cần hệ thống có phân quyền, tự động thông báo, và dashboard thời gian thực.
Template này dùng được cho hàng order Trung Quốc không?
Được. Cột 'Link SP' dùng để lưu link Taobao/1688. Sheet 'Chi phí' có ô tỷ giá để tính chi phí thực tế khi thanh toán bằng Nhân dân tệ.
📚 Nguồn tham khảo & Dữ liệu nghiên cứu:
- Raymond R. Panko (Đại học Hawaii): Báo cáo nghiên cứu khoa học "What We Know About Spreadsheet Errors" đăng trên tạp chí Decision Support Systems (1998)
- Thượng viện Hoa Kỳ (U.S. Senate): Báo cáo điều tra năm 2013 về vụ thất thoát 6.2 tỷ USD của ngân hàng JPMorgan Chase do lỗi sao chép công thức Excel
- The Register: Bản tin đưa tin về vụ mất mát 24 triệu USD của hãng năng lượng TransAlta năm 2003
- Computerworld: Bài phân tích về lỗi hiển thị hàng ẩn trong Excel khiến Barclays mua nhầm 179 hợp đồng ngoài ý muốn từ Lehman Brothers năm 2008
- Sapo.vn: Các khảo sát và bài viết phân tích về tình hình quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam
