Chính sách bảo mật

1. Mục Đích & Phạm Vi Áp Dụng

Chính sách bảo mật này mô tả cách Excel to App (sau đây gọi là "Chúng tôi") thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như dữ liệu vận hành doanh nghiệp của Quý khách hàng theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Phân định vai trò xử lý dữ liệu:

• Excel to App là Đơn vị xử lý dữ liệu (Processor): Đối với toàn bộ dữ liệu quản lý nội bộ, công nợ, đơn hàng, tồn kho do Doanh nghiệp Quý khách nhập vào hệ thống phần mềm riêng. Quý khách giữ vai trò là Chủ sở hữu & Đơn vị kiểm soát dữ liệu (Controller).
• Excel to App là Đơn vị kiểm soát dữ liệu (Controller): Đối với thông tin liên hệ (Họ tên, Số điện thoại, Email) do Quý khách tự nguyện cung cấp khi đăng ký khảo sát audit file Excel hoặc nhận tư vấn trên website.

2. Dữ Liệu Thu Thập

Chúng tôi tiến hành thu thập 2 nhóm dữ liệu sau:

• Dữ liệu do Quý khách cung cấp trực tiếp: Họ và tên, Số điện thoại/Zalo, Địa chỉ email, Tên doanh nghiệp, và File mẫu Excel gửi khảo sát luồng nghiệp vụ.
• Dữ liệu thu thập tự động: Địa chỉ IP, Loại thiết bị, Trình duyệt web (User Agent), Cookie làm việc và thời gian tương tác trên website.

3. Mục Đích Xử Lý Dữ Liệu

Dữ liệu được thu thập nhằm các mục đích hợp pháp sau:

• Phân tích rủi ro file Excel, thiết kế bản vẽ wireframe giao diện và báo cáo đề xuất giải pháp phần mềm.
• Khởi tạo bản chạy thử MVP 7 ngày phục vụ trải nghiệm thực tế của Quý khách.
• Hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo nhân sự và bảo trì hệ thống phần mềm sau bàn giao.
• Gửi thông báo cập nhật hệ thống hoặc xác nhận thông tin đăng ký (Quý khách có quyền từ chối bất kỳ lúc nào).

4. Cơ Chế Đồng Ý & Lưu Vết Consent

Việc thu thập và xử lý dữ liệu chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận chủ động của Quý khách thông qua các ô checkbox riêng biệt (không pre-tick/chọn sẵn) trên biểu mẫu khảo sát.

Mọi hành vi đồng ý đều được hệ thống tự động lưu vết nhật ký consent_logs bất biến (bao gồm: Số điện thoại/Email, phiên bản chính sách v1, địa chỉ IP, User Agent và thời điểm đồng ý) nhằm phục vụ việc kiểm chứng tuân thủ theo quy định pháp luật.

5. Lưu Trữ & Bảo Vệ Dữ Liệu

• Vị trí lưu trữ: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống Server đặt tại Việt Nam tuân thủ Luật An ninh mạng.
• Biện pháp an toàn: Sử dụng mã hóa đường truyền SSL/HTTPS, mã hóa cơ sở dữ liệu, sao lưu định kỳ tự động.
• Thời gian lưu trữ: File Excel khảo sát ban đầu sẽ tự động được xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống ngay sau khi bàn giao báo cáo tư vấn. Dữ liệu tài khoản phần mềm lưu trữ theo thời hạn hợp đồng dịch vụ.

6. Chia Sẻ Dữ Liệu Với Bên Thứ Ba

Chúng tôi cam kết KHÔNG mua bán, trao đổi hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân hay dữ liệu kinh doanh của Quý khách cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích thương mại. Việc chia sẻ chỉ xảy ra khi:

• Có sự đồng ý trực tiếp của Quý khách (ví dụ: kết nối API tích hợp Zalo OA, phần mềm kế toán MISA/KiotViet).
• Yêu cầu chính thức từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.

7. 11 Quyền Của Chủ Thể Dữ Liệu

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, Quý khách hàng có đầy đủ 11 quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

1. Quyền được biết: Được thông tin về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
2. Quyền đồng ý: Đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu.
3. Quyền truy cập: Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
4. Quyền rút lại sự đồng ý: Rút lại sự đồng ý đã cho phép trước đó.
5. Quyền xóa dữ liệu: Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình.
6. Quyền hạn chế xử lý: Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
7. Quyền cung cấp dữ liệu: Yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân của mình.
8. Quyền phản đối xử lý: Phản đối việc xử lý dữ liệu vì mục đích quảng cáo/marketing.
9. Quyền khiếu nại, tố cáo: Khiếu nại hoặc tố cáo vi phạm bảo vệ dữ liệu.
10. Quyền yêu cầu bồi thường: Yêu cầu bồi thường thiệt hại khi xảy ra vi phạm.
11. Quyền tự bảo vệ: Tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Để thực hiện bất kỳ quyền nào trên, Quý khách vui lòng gửi yêu cầu về Email bộ phận bảo mật: tuyen.tran@exceltoapp.vn. Yêu cầu sẽ được xử lý trong vòng 72 giờ làm việc.

8. Bảo Vệ Dữ Liệu Trẻ Em

Dịch vụ của Excel to App được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp và Người trưởng thành, không hướng tới đối tượng trẻ em dưới 16 tuổi. Nếu phát hiện vô tình thu thập dữ liệu trẻ em, chúng tôi sẽ tiến hành xóa lập tức theo Điều 24 Luật BVDLCN.

9. Chính Sách Cookie

Website sử dụng Cookie để duy trì trạng thái đăng nhập (30 ngày), ghi nhớ cấu hình giao diện và phân tích lưu lượng truy cập vô danh. Quý khách có thể tùy chỉnh hoặc tắt Cookie trên cài đặt trình duyệt web của mình.

10. Thông Báo Vi Phạm An Toàn Dữ Liệu Trong 72 Giờ

Trong trường hợp phát sinh sự cố an toàn thông tin hoặc vi phạm dữ liệu cá nhân ngoài tầm kiểm soát, Excel to App cam kết tiến hành thông báo cho Quý khách hàng và cơ quan chức năng trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm phát hiện sự cố.

11. Đơn Vị & Email Liên Hệ Bảo Mật

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu liên quan đến bảo mật dữ liệu, Quý khách vui lòng liên hệ:

• Bộ phận Bảo vệ Dữ liệu: Excel to App Engineering Team
• Email tiếp nhận bảo mật: tuyen.tran@exceltoapp.vn
• Hotline / Zalo: 0935059136
• Văn phòng: Tân Phú, Hồ Chí Minh