Tóm tắt nhanh (TL;DR)
- Điểm đặt hàng lại (ROP) và tồn kho an toàn bằng Excel cho shop nhỏ: ROP là mức tồn kho mà khi hàng giảm tới đó, shop phải chốt đơn nhập ngay để hàng về kịp trước lúc hết sạch, tính bằng công thức ROP = (bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng) + tồn kho an toàn. Ví dụ một mã sữa tắm bán trung bình 6 chai/ngày, ngày cao điểm bán 12 chai, chờ hàng 5 ngày: tồn kho an toàn là 54 chai và điểm đặt hàng lại là 84 chai.
- Hết hàng là khoản lỗ đắt nhất ngành bán lẻ: riêng kệ trống đã gây thiệt hại 690,9 tỷ USD mỗi năm trên toàn cầu, gấp hơn ba lần bất kỳ nhóm nguyên nhân đơn lẻ nào khác, và khách hàng Prime có khả năng quay sang mua chỗ khác sau một lần gặp kệ trống cao hơn 73% (Nguồn: IHL Group, 2026).
- Sai lầm phổ biến nhất: tính ROP theo ngày bán trung bình trong khi sức mua dồn vào 7-10 ngày cao điểm (Nguồn: Metric, 2026), và lấy số ngày chờ hàng theo lời hứa của nhà cung cấp thay vì đo thật.
- Dựng trong Excel mất khoảng một buổi: 4 con số đầu vào, hai cột tự tính (tồn kho an toàn và ROP), Định dạng có điều kiện tô đỏ đúng ô cần đặt hàng, chia nhóm ABC để không ôm vốn vào hàng đuôi dài.
Điểm đặt hàng lại (ROP) và tồn kho an toàn là gì?
Điểm đặt hàng lại (ROP, viết tắt của reorder point) là mức tồn kho mà khi hàng giảm tới đó, shop phải đặt thêm ngay, để lô hàng mới về kịp trước khi hàng trong kho hết sạch. Tồn kho an toàn (safety stock) là phần đệm cộng thêm, để chịu được hai cú sốc thường gặp: hàng bán chạy hơn dự kiến và nhà cung cấp giao trễ hơn hứa. Nói gọn, ROP = phần hàng bán trong lúc chờ nhập hàng + phần đệm an toàn. Tính thiếu thì hết hàng đúng dịp kiếm tiền nhất; tính dư thì vốn nằm chết trên kệ.
Vì sao shop nhỏ hay hết hàng đúng lúc bán chạy nhất?
Điều trớ trêu của nghề bán lẻ: hàng hết thường không rơi vào ngày ế, mà rơi đúng ngày đông khách. Cuối tuần, ngày sale, cận Tết. Đó là lúc tốc độ bán tăng vọt, trong khi cách tính toán của shop vẫn dậm chân ở ngày thường.
Quy mô của vấn đề này lớn hơn hầu hết chủ shop nghĩ. Nghiên cứu tồn kho toàn cầu của IHL Group ước tính ngành bán lẻ thất thoát 1,7 nghìn tỷ USD mỗi năm vì hàng hết hoặc hàng dư, tương đương 6,2% tổng doanh số bán lẻ, trong đó phần hết hàng chiếm 65,6%. Riêng "kệ trống" đã gây thiệt hại 690,9 tỷ USD, gấp hơn ba lần bất kỳ nhóm nguyên nhân đơn lẻ nào khác (Nguồn: IHL Group, 2026). Nguy hiểm hơn, khách hôm nay không đợi: theo IHL, khách hàng Prime có khả năng quay sang mua chỗ khác sau một lần gặp kệ trống cao hơn 73%, và khoảng thời gian để một đơn hàng rẽ sang đối thủ chỉ khoảng 90 giây.
Với shop Việt Nam, áp lực này dồn vào vài thời điểm trong năm. Theo dữ liệu của Metric, đỉnh mua sắm rơi vào 7-10 ngày trước Tết, khi nhu cầu tăng nhanh nhưng vận chuyển có thể gián đoạn vì nhiều đơn vị bắt đầu ngừng nhận hàng (Nguồn: Metric, 2026). Chỉ riêng 9 tuần trước Tết 2026, tổng doanh số trên các sàn đã đạt 73,7 nghìn tỷ đồng, tăng 51% so với Tết 2025. Phía giao hàng cũng quá tải theo: dịp Tết, khối lượng đơn của các đơn vị vận chuyển tăng gấp 2-3 lần ngày thường, có đơn vị phải chạy 200% công suất mới kịp (Nguồn: Thanh Niên). Nghĩa là đúng lúc shop cần hàng về nhanh nhất, hàng lại về chậm nhất.
Ở đầu bên kia, hàng dư cũng là tiền chết: 34,4% thiệt hại còn lại trong con số 1,7 nghìn tỷ USD là tồn dư, tức tiền nằm trong kho thay vì trong tài khoản. Có shop đặt hàng theo cảm hứng, kệ trống mới cuống chạy đi nhập. Cảm hứng thì miễn phí, nhưng đơn hủy và khách quay xe thì không.
Muốn thoát khỏi vòng luẩn quẩn này, thứ cần dựng không phải phần mềm đắt tiền, mà là hai con số đúng cho từng mã hàng: điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn. Bài 7 cách quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng nhỏ đã điểm qua vị trí của nó trong bộ thói quen vận hành; bài này đi sâu vào đúng một việc: cách tính và dựng hai con số đó ngay trong Excel.
Công thức tính điểm đặt hàng lại (ROP) cho shop nhỏ
Công thức chuẩn mà hầu hết tài liệu quản trị tồn kho dùng là:
ROP = (bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng) + tồn kho an toàn
Hai nửa của công thức trả lời hai câu hỏi khác nhau. Nửa đầu là "trong lúc chờ hàng về, mình sẽ bán hết bao nhiêu". Nửa sau là "cộng thêm bao nhiêu để chịu rủi ro". Chính vì vậy, trước khi tính, shop cần chuẩn hóa 4 con số đầu vào. Bảng dưới đây là nguồn lấy từng con số kèm cái bẫy hay gặp nhất.
📊 Bảng: Bốn con số đầu vào và bẫy hay gặp khi tính ROP
| Con số | Lấy từ đâu | Bẫy hay gặp |
|---|---|---|
| Bán trung bình mỗi ngày | Tổng bán 28 ngày gần nhất chia cho 28, tách riêng từng mã hàng | Tính gộp mọi mã thành một con số chung, dẫn tới dùng chung một ngưỡng cho hàng bán chạy lẫn hàng ế |
| Bán ngày cao điểm | Ngày bán nhiều nhất trong 28-30 ngày gần nhất (thường là cuối tuần hoặc ngày sale) | Lấy bán ngày thường để tính cho cả mùa cao điểm |
| Số ngày chờ hàng | Đo từ lúc chốt đơn tới lúc hàng lên kệ: xác nhận, đóng gói, vận chuyển, kiểm nhận | Lấy theo lời hứa của nhà cung cấp, vốn ngắn hơn thực tế |
| Số ngày đệm | 1-2 ngày, để chống trễ vào cao điểm | Rải đều cho cả trăm mã, kể cả hàng đuôi dài ít bán |
Số ngày chờ hàng thật của shop Việt Nam gồm những gì?
Đây là con số hay bị nhớ hụt nhất, vì nó không phải là "thời gian vận chuyển" mà là một chuỗi việc nối nhau. Số ngày chờ hàng thật = thời gian nhà cung cấp xác nhận đơn và soạn hàng (thường nửa ngày đến một ngày) + thời gian vận chuyển + thời gian shop nhận và kiểm hàng. Vài mốc tham chiếu cho shop nhỏ:
- Hàng nội thành cùng thành phố: 1-2 ngày, nếu chốt đơn buổi sáng.
- Hàng liên tỉnh từ nhà phân phối: 2-5 ngày, qua các đơn vị giao hàng.
- Hàng đặt xưởng hoặc nhập từ nước ngoài: 10-20 ngày, tùy xưởng và tùy đợt.
- Mùa cao điểm: cộng thêm 1-3 ngày, vì mọi đơn vị vận chuyển đều quá tải cục bộ; hai tuần sát Tết, một số tuyến gần như đóng băng.
Cách đo chuẩn nhất không cần phần mềm: mở lịch sử 5-10 đơn nhập gần nhất, ghi ra hai mốc, ngày chốt đơn với nhà cung cấp và ngày hàng được xếp lên kệ, rồi lấy trung bình. Nếu các đơn lệch nhau nhiều, hãy lấy con số cao gần nhất thay vì trung bình. Kinh nghiệm dễ nhớ: đừng chọn con số làm shop dễ chịu, chọn con số làm shop không hết hàng.
Tồn kho an toàn: 3 mức tính, shop nhỏ nên chọn mức nào?
Tồn kho an toàn không có một công thức duy nhất, mà có 3 mức từ dễ tới kỹ. Shop nhỏ không cần làm mức cao nhất cho mọi mã; việc quan trọng là chọn đúng mức cho đúng nhóm hàng.
📊 Bảng: Ba mức tính tồn kho an toàn cho shop nhỏ
| Mức | Cách tính | Phù hợp với | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Mức 1: số ngày đệm | Bán trung bình mỗi ngày × 3-7 ngày | Shop mới, nguồn hàng ổn định, chưa có dữ liệu dài | Lệch nhiều khi hàng có cuối tuần hoặc mùa sale nhảy vọt |
| Mức 2: chênh cao điểm (khuyên dùng) | (Bán ngày cao điểm − bán trung bình) × số ngày chờ hàng + bán ngày cao điểm × 1-2 ngày đệm | Shop có cuối tuần, sale, Tết lệch rõ so với ngày thường | Cần thêm đúng một con số: bán ngày cao điểm |
| Mức 3: thống kê | Hệ số Z × độ lệch chuẩn của bán hằng ngày × căn bậc hai của số ngày chờ hàng (Z = 1,65 cho mức phục vụ 95%) | Shop trên 300 mã, hàng giá trị cao, muốn tối ưu vốn | Cần dữ liệu ổn định 2-3 tháng và kỷ luật cập nhật |
Mức 2 là điểm ngọt cho hầu hết shop bán lẻ nhỏ: dữ liệu đã có sẵn trong lịch sử bán, cách tính dễ giải thích cho nhân viên, và bù đúng hai rủi ro thật là bán tăng vọt với giao trễ. Ý nghĩa của từng phần: phần (bán cao điểm − bán trung bình) × số ngày chờ hàng là bù cho khả năng bán chạy như ngày sale suốt thời gian chờ hàng; phần bán cao điểm × 1-2 ngày đệm là bù cho khả năng nhà cung cấp giao trễ thêm 1-2 ngày.
Thử áp vào 3 mã hàng quen thuộc của một shop tạp hóa nhỏ, để thấy con số ra sao:
📊 Bảng: Ví dụ tính điểm đặt hàng lại cho ba mã hàng
| Mã hàng | Bán trung bình/ngày | Bán ngày cao điểm | Số ngày chờ hàng | Tồn kho an toàn | Điểm đặt hàng lại |
|---|---|---|---|---|---|
| Nước suối 500ml | 20 | 45 | 3 | (45−20)×3 + 45×2 = 165 | 20×3 + 165 = 225 |
| Sữa tắm 500ml | 6 | 12 | 5 | (12−6)×5 + 12×2 = 54 | 6×5 + 54 = 84 |
| Pin tiểu AA | 10 | 16 | 7 | (16−10)×7 + 16×2 = 74 | 10×7 + 74 = 144 |
Đọc bảng theo một quy tắc duy nhất: khi cột tồn thực tế trong file chạm xuống bằng hoặc thấp hơn cột điểm đặt hàng lại, chốt đơn nhập ngay hôm đó, không chờ thêm. Nhìn bảng sẽ thấy: nước suối có ngưỡng cao vì bán nhanh, còn pin tiểu ngưỡng tới 144 cái dù bán chậm hơn một nửa, chỉ vì chờ hàng tới 7 ngày. Muốn ngưỡng sát thực tế, phải tính cho từng mã; đây chính là thứ mà "nhìn kệ đoán" không bao giờ tính ra.
Nếu muốn thử mức 3 cho nhóm hàng giá trị cao: cùng một mã, thay vì 1-2 ngày đệm cố định, bạn dùng độ lệch chuẩn của bán hằng ngày. Một mã bán 20 chai/ngày với độ lệch chuẩn 8, chờ hàng 3 ngày, mức phục vụ 95% sẽ có tồn kho an toàn = 1,65 × 8 × √3 ≈ 23 chai, ít hơn nhiều con số ở mức 2. Đúng tinh thần: mức càng kỹ, lượng vốn nằm chết càng thấp, đổi lại shop phải có dữ liệu sạch và chịu cập nhật.
Dựng cột ROP trong Excel: 6 bước từ dữ liệu bán ra
Phần này là toàn bộ quy trình dựng, theo đúng thứ tự làm được ngay tối nay. Cần hai sheet: một sheet chứa dữ liệu bán, một sheet bảng ROP. Đặt tên sheet không dấu (BanRa và ROP) cho công thức gọn gàng.
Bước 1: Gom dữ liệu bán 28-30 ngày vào một sheet
Tạo sheet BanRa với 3 cột: Ngày bán, Mã hàng, Số lượng bán. Quy ước: mỗi mã hàng, mỗi ngày gộp thành một dòng tổng, nhập cuối ngày hoặc xuất từ phần mềm bán hàng. Ví dụ dòng "15/09, NUOCSUOI500, 18" nghĩa là ngày 15/09 mã nước suối bán được 18 chai. Với shop 200-300 mã, mỗi ngày chỉ cần 5 phút chép số từ sổ quầy và sàn; shop dùng phần mềm bán hàng thì xuất báo cáo bán theo ngày rồi dán vào. Dữ liệu 28-30 ngày là mức tối thiểu; càng để lâu càng tốt, nhưng đừng vì thiếu dữ liệu mà hoãn việc dựng file.
Bước 2: Dựng bảng ROP đủ 10 cột
Sang sheet ROP, tạo hàng tiêu đề với 10 cột: Mã hàng, Tên hàng, Bán 28 ngày, Bán trung bình mỗi ngày, Bán ngày cao điểm, Số ngày chờ hàng, Tồn kho an toàn, Điểm đặt hàng lại, Tồn hiện tại, Trạng thái. Cột Mã hàng và Tên hàng kéo từ danh mục sản phẩm xuống; cột Số ngày chờ hàng gõ tay theo từng nhà cung cấp (một lần duy nhất, sau này chỉ sửa khi nhà cung cấp đổi). Các cột còn lại đều là công thức.
Bước 3: Dán 6 công thức, bảng tự chạy
Với dòng đầu tiên của bảng (dòng 2), dán lần lượt 6 công thức sau, rồi kéo xuống hết bảng:
- Bán 28 ngày (C2):
=SUMIFS(BanRa!C:C,BanRa!B:B,$A2,BanRa!A:A,">="&TODAY()-28)— tự cộng số bán của mã hàng trong 28 ngày gần nhất, không cần đụng tay mỗi ngày. - Bán trung bình mỗi ngày (D2):
=C2/28 - Bán ngày cao điểm (E2):
=MAXIFS(BanRa!C:C,BanRa!B:B,$A2)— lấy ngày bán đông nhất của mã đó. Nếu máy dùng bản Excel cũ chưa có hàm này, thay bằng một bảng tổng hợp theo mã và ngày rồi lấy giá trị lớn nhất; Google Sheets thì có sẵn hàm. - Tồn kho an toàn (G2):
=(E2-D2)*F2+E2*2— đúng công thức mức 2 ở trên, với 2 ngày đệm. - Điểm đặt hàng lại (H2):
=D2*F2+G2 - Trạng thái (J2):
=IF(I2<=H2,"ĐẶT NGAY","Ổn")
Cột Tồn hiện tại (I) có hai cách điền: gõ tay mỗi sáng với shop dưới 50 mã, hoặc nối công thức sang bảng tồn kho sẵn có. Nếu chưa có khung dữ liệu tồn chuẩn, dùng bảng xuất nhập tồn ở bài bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel miễn phí làm nền, rồi để cột I tự cộng từ đó.
Bước 4: Tô đỏ ô nào cần đặt hàng bằng Định dạng có điều kiện
Đây là bước biến file thành "trợ lý biết nhắc việc". Chọn vùng bảng (A2 đến J500), vào Trang chủ, chọn Định dạng có điều kiện, bấm Quy tắc mới, chọn mục "Dùng công thức để xác định ô cần định dạng" và nhập công thức =$I2<=$H2, rồi chọn nền đỏ nhạt cho ô (Nguồn: Microsoft Support). Từ đó, bất kỳ mã nào có tồn hiện tại chạm ngưỡng đặt hàng lại sẽ tự sáng đỏ, kèm chữ ĐẶT NGAY ở cột trạng thái. Mở file buổi sáng, nhìn thấy màu đỏ là biết hôm nay phải làm gì, không phải dò từng dòng.
Bước 5: Mỗi sáng lọc một lần, gom đơn cho nhà cung cấp
Mỗi sáng, dành 10 phút cho 3 việc: cập nhật cột tồn hiện tại, bật Bộ lọc và chọn trạng thái ĐẶT NGAY, rồi gom các mã cần nhập theo từng nhà cung cấp để chốt đơn một lượt, thay vì nhắn tin lắt nhắt cả ngày. Thêm một cột ghi chú "ngày đã đặt" bên cạnh để không ai đặt trùng, và nhớ nguyên tắc: hàng chưa nhập kho thì chưa cộng vào tồn, vì lô hàng vẫn có thể trễ hoặc thiếu.
Bước 6: Chia nhóm ABC để chăm đúng mã
Đừng đối xử với 300 mã hàng như nhau. Xếp hạng theo doanh thu 28 ngày rồi chia 3 nhóm: nhóm A là khoảng 20% mã tạo ra 70-80% doanh thu, tính ROP riêng từng mã, để 2 ngày đệm và rà lại con số mỗi tháng; nhóm B ở giữa, giữ nguyên cách tính với 1 ngày đệm và rà mỗi quý; nhóm C là đuôi dài, có thể bỏ đệm hoặc chỉ mua khi hết, đặt theo lô lớn mỗi quý. Cách chia này giải đúng bài toán vốn: phần đệm đắt tiền chỉ dành cho nhóm sinh ra tiền. Khi nhóm A đã nằm trong tầm kiểm soát, những cú hết hàng đau nhất biến mất trước cả khi shop động tới nhóm C.
5 lỗi khiến tính ROP xong vẫn hết hàng
File dựng đúng công thức vẫn có thể thất bại vì các lỗi vận hành. Bảng dưới là 5 lỗi phổ biến nhất, kèm dấu hiệu nhận ra và cách sửa.
📊 Bảng: Năm lỗi khiến tính ROP xong vẫn hết hàng
| Lỗi | Dấu hiệu | Cách sửa |
|---|---|---|
| Lấy bán trung bình thay vì bán cao điểm | Đều đặn hết hàng vào cuối tuần hoặc ngày sale | Điền cột bán ngày cao điểm, tính phần chờ hàng theo con số này |
| Lấy số ngày chờ hàng theo lời hứa | Đặt đúng ngưỡng mà hàng vẫn về trễ 2-3 ngày | Đo thật từ 5-10 đơn gần nhất, cộng thêm 1-2 ngày cho mùa cao điểm |
| Tính một lần rồi để đó | Ngưỡng đúng tháng này, sai tháng sau | Bán trung bình tự cập nhật theo 28 ngày trượt; rà số ngày chờ hàng mỗi quý và sau Tết |
| Rải đệm trễ đều cả kho | Tồn tăng, kho chật, vốn chết | Chỉ đệm đầy đủ cho nhóm A, nhóm C cắt hoặc bỏ đệm |
| Số tồn trong file lệch thực tế | Ô hiện xanh nhưng ra kệ đã hết hàng | Kiểm kê vòng 5-10 mã mỗi ngày, nhập liệu ngay khi bán, đối chiếu vào cuối tuần |
Trong 5 lỗi này, lỗi số 5 là lỗi nền móng: mọi công thức đều có thể đúng nhưng nếu con số tồn đầu vào sai thì cả bảng chỉ đang tính toán trên giấy. Các lỗi còn lại đều chữa được bằng một lần rà soát thiết lập, riêng lỗi số 5 cần kỷ luật hằng ngày, nên hãy chọn cách nhập liệu nhẹ nhất có thể để duy trì được lâu dài.
Case study: Shop mỹ phẩm cháy 5-7 mã mỗi đợt sale, 6 tuần sau chỉ còn 1
Một shop mỹ phẩm chính hãng (son dưỡng, kem chống nắng, nước tẩy trang) bán online kết hợp quầy, khoảng 260 mã hàng, 40-60 đơn ngày thường và gấp ba vào ngày sale. Ba kỳ sale liên tiếp đều lặp lại một cảnh: ngày đầu sale cháy 5-7 mã bán chạy, khách nhắn hỏi dồn dập, một phần hủy đơn và quay sang shop khác. Chủ shop nghĩ mình nhập hàng chậm, nhưng gốc vấn đề nằm ở hai con số nền bị sai từ đầu.
Thứ nhất, số ngày chờ hàng. Lịch sử 10 đơn nhập gần nhất cho thấy từ lúc chốt đơn tới lúc hàng lên kệ trung bình 7 ngày (xác nhận đơn 1 ngày, đóng gói 1 ngày, vận chuyển 4 ngày, kiểm nhận 1 ngày), chứ không phải 4 ngày như ước lượng ban đầu. Thứ hai, tốc độ bán dùng để tính. Mã son dưỡng bán trung bình 8 chai/ngày, nhưng riêng ngày sale chạm 25 chai/ngày. Tính theo con số 8 mà nhập, kết quả là hết hàng đúng đêm sale, khi giá quảng cáo đã trả và khách đã vào giỏ.
Shop dựng lại bảng theo mức 2 của bài này. Với son dưỡng: tồn kho an toàn = (25 − 8) × 7 + 25 × 2 = 169 chai, điểm đặt hàng lại = 8 × 7 + 169 = 225 chai. Nghĩa là cứ còn 225 chai là chốt đơn nhập, thay vì chờ tới lúc còn vài chục chai như cách tính cũ. Nhìn qua thì 225 có vẻ lớn, nhưng đó đúng bằng lượng bán 9 ngày cao điểm (7 ngày chờ hàng cộng 2 ngày đệm), tức vẫn chưa tới một lô nhập tối thiểu của nhà cung cấp.
Sau 6 tuần, kết quả gọn: số mã cháy mỗi đợt sale giảm từ 5-7 mã xuống còn 1 mã (lần đó nhà cung cấp giao trễ và phần đệm 2 ngày vẫn cứu kịp đơn), trong khi tổng giá trị tồn kho giảm khoảng 8% vì hơn 100 mã nhóm C được chuyển sang đặt theo lô quý thay vì tháng. Chủ shop không cần nhập thêm vốn cho bảng ROP; dữ liệu vốn đã nằm trong file bán hàng, chỉ là chưa ai tính.
Bài học: hết hàng trong ngày sale hiếm khi do nhập hàng chậm, phần lớn do điểm đặt hàng lại được tính bằng cảm giác. Đo lại đúng hai con số (số ngày chờ hàng thật và tốc độ bán ngày cao điểm) thường đủ để hết cháy hàng mà không cần tăng vốn.
Khi nào Excel hết đủ để giữ ROP luôn đúng?
Nếu dữ liệu chỉ nằm gọn trong một file, một người nhập, mở đều mỗi sáng, cách làm trên có thể theo shop rất lâu. Nhưng ba điểm gãy dưới đây thường đến cùng lúc vào đúng mùa cao điểm:
- Bán thêm kênh: mỗi kênh một bảng đơn, "tồn hiện tại" không còn là một con số duy nhất vì phải trừ phần hàng đã bán nhưng chưa giao. Nhập nhầm con số này là tính ra điểm đặt hàng lại sai trên mọi kênh.
- Nhiều người cùng nhập: hai người mở file, người sau lưu đè người trước, con số lại lệch như thời chưa có ROP.
- Cảnh báo phụ thuộc người mở file: file chỉ đổi màu khi có người mở. Hôm nào bận không mở, hàng chạm đỏ lúc nào không ai biết.
Điểm gãy thường bắt đầu từ 3 kênh bán, 3 người nhập liệu hoặc số đơn vượt 50-100 đơn/ngày. Khi đó, hướng đi tự nhiên không phải là gõ thêm giờ, mà là một web app nội bộ: mỗi đơn bán ở kênh nào tự trừ tồn, điểm đặt hàng lại tự tính lại theo dữ liệu mới, và hệ thống chủ động báo khi mặt hàng chạm ngưỡng, thay vì chờ ai đó mở file. Đây chính là bước chuyển nhiều shop đã đi, mô tả tổng quan trong bài chuyển đổi Excel lên web app, còn con số đầu tư cụ thể nằm ở bài chi phí xây dựng web app nội bộ.
Khác với phần mềm đóng gói phải uốn quy trình theo nhà sản xuất, những xưởng làm phần mềm riêng như ExcelToApp nhận dựng web app theo đúng luồng nghiệp vụ của từng shop, kèm hỗ trợ kết nối với phần mềm đang dùng như KiotViet, MISA khi cần. Điều kiện để việc này nhẹ nhàng hơn nhiều shop tưởng: bảng ROP và dữ liệu bán đã chuẩn từ thời Excel chính là bộ khung để web app kế thừa, không phải bắt đầu lại từ giấy trắng.
Câu hỏi thường gặp
Điểm đặt hàng lại khác gì tồn kho tối thiểu?
Tồn kho tối thiểu chỉ là mức sàn cảnh báo "sắp hết", còn điểm đặt hàng lại là mốc phải chốt đơn để hàng kịp về, nên nó thường cao hơn hẳn: điểm đặt hàng lại gồm cả phần hàng bán trong lúc chờ nhập cộng phần đệm. Nếu chỉ được giữ một con số trong file, hãy giữ điểm đặt hàng lại, vì nó bao trùm cả mục đích của tồn kho tối thiểu.
Tồn kho an toàn nên để mấy ngày cho shop nhỏ?
Mức phổ biến là 3-7 ngày bán trung bình cho cách tính đơn giản. Với shop có cuối tuần hoặc mùa sale lệch rõ, cách tính theo chênh lệch cao điểm thường cho kết quả sát thực tế hơn: ví dụ mã bán 6 chai/ngày và 12 chai ngày cao điểm, chờ hàng 5 ngày, sẽ để khoảng 54 chai đệm, tương đương 4-5 ngày bán ở mức cao điểm. Nhóm A nên để đủ, nhóm C có thể bỏ đệm gần hết.
Số ngày chờ hàng nên lấy con số nào?
Lấy con số đo thật từ lịch sử nhập hàng của chính shop, không lấy lời hứa của nhà cung cấp. Mở 5-10 đơn gần nhất, tính từ ngày chốt đơn tới ngày hàng lên kệ, lấy trung bình (hoặc số cao gần nhất nếu các đơn lệch nhau), rồi cộng thêm 1-3 ngày cho mùa cao điểm vì giai đoạn đó đơn vị vận chuyển quá tải, khối lượng đơn Tết có thể gấp 2-3 lần ngày thường (Nguồn: Thanh Niên).
Excel có tự nhắc đặt hàng không?
Không. Excel chỉ đổi màu ô và hiện chữ ĐẶT NGAY khi bạn mở file và các con số đã được nhập đúng; file không tự gọi điện hay nhắn tin cho ai. Muốn cảnh báo tự chạy kể cả khi không mở file, cần một web app nội bộ đọc dữ liệu bán và tồn liên tục, chạm ngưỡng là bắn thông báo qua Zalo hoặc điện thoại cho người phụ trách.
Mỗi bao lâu cập nhật điểm đặt hàng lại một lần?
Ba nhịp khác nhau: bán trung bình và bán cao điểm tự cập nhật mỗi ngày nhờ công thức 28 ngày trượt, không cần đụng tay; số ngày chờ hàng rà lại mỗi quý và sau mỗi mùa cao điểm; số ngày đệm rà theo mùa (trước Tết nên tăng, sau Tết hạ về mức thường). Riêng năm đầu tiên áp dụng, nên rà cả bảng mỗi tháng một lần.
Shop bán nhiều kênh thì tính điểm đặt hàng lại thế nào?
Nếu mọi kênh dùng chung một kho, tính theo tổng bán của tất cả kênh cho từng mã, và cột tồn hiện tại phải là tồn khả dụng đã trừ đơn chưa giao, nếu không sẽ tính thiếu ngưỡng và hết hàng đúng đợt gộp đơn. Nếu tách kho riêng cho từng kênh thì mới tính riêng từng kho, nhưng tuyệt đối tránh để hai kênh cùng trừ vào một con số tồn mà không đối chiếu.
Tóm lại
Điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn không cần phần mềm để bắt đầu. Chúng bắt đầu từ 4 con số: bán trung bình mỗi ngày, bán ngày cao điểm, số ngày chờ hàng thật và 1-2 ngày đệm cho nhóm hàng chủ lực. Dựng đủ 10 cột trong một file Excel, tô đỏ bằng Định dạng có điều kiện, mỗi sáng lọc một lần là shop đã có hệ thống nhắc nhập hàng đáng tin hơn hẳn trí nhớ. Khi số kênh và số người nhập vượt ngưỡng, lúc đó hãy nghĩ tới web app nội bộ, kiểu xưởng làm phần mềm riêng như ExcelToApp dựng theo đúng quy trình của từng shop, để cảnh báo tự chạy thay con người.
📥 Chưa chắc nên tự dựng hay cần hệ thống tự động? Liên hệ Exceltoapp.vn để được tư vấn miễn phí: đội ngũ sẽ xem cách shop đang bán, chỉ ra con số nào đang thiếu trong file hiện tại và đề xuất lộ trình từ bảng ROP trên Excel tới web app nội bộ đúng quy mô, không bán thừa.
Gửi file phân tích miễn phí →Tác giả: Exceltoapp.vn
