Quản Lý Khách Sạn, Nhà Nghỉ Bằng Excel: Sơ Đồ Phòng, Chống Đặt Trùng Và Kiểm Soát Doanh Thu

Tóm tắt nhanh (TL;DR)

• Quản lý khách sạn, nhà nghỉ bằng Excel gọn nhất khi tách thành 4 sheet: sơ đồ phòng theo ngày, bảng đặt phòng, sổ thu chi theo kênh, và sổ khách lưu trú phục vụ thông báo lưu trú. Bốn sheet nối nhau bằng mã đặt phòng và số phòng.
• Việc cốt tử của sơ đồ phòng là chống đặt trùng: mỗi đặt phòng tô một dải ô từ ngày đến tới trước ngày đi; một cột công thức đếm các khoảng ngày giao nhau trên cùng một phòng, kết quả lớn hơn 1 nghĩa là có xung đột phải xử lý ngay.
• Doanh thu phải trừ hoa hồng ngay từ dòng đầu: sàn OTA hiển thị doanh thu gộp, không phải tiền về tài khoản. Booking.com thu hoa hồng theo hợp đồng từng chỗ nghỉ, mức phổ biến khoảng 15% và có thể cộng thêm khi tham gia các chương trình hiển thị (Nguồn: Booking.com for Partners).
• Ba chỉ số đủ để biết nhà đang chạy tốt hay không: công suất phòng, giá phòng bình quân (ADR) và doanh thu trên mỗi phòng sẵn có (RevPAR). Cả ba tính được bằng công thức Excel từ chính sổ đặt phòng.
• Excel đủ cho quy mô dưới khoảng 20 phòng, một người vừa trực vừa quản lý. Khi hai người trở lên cùng nhập, hoặc khách đặt từ nhiều kênh cùng lúc cần khóa phòng tức thời, web app nội bộ là bước tiếp hợp lý.

Quản lý khách sạn, nhà nghỉ bằng Excel gồm những phần nào?

Quản lý khách sạn, nhà nghỉ bằng Excel gồm 4 phần, mỗi phần một sheet trong cùng một file: (1) sơ đồ phòng theo ngày để biết phòng nào trống, phòng nào đã có khách; (2) bảng đặt phòng chứa từng lượt khách với ngày đến, ngày đi, tiền cọc; (3) sổ thu chi tách doanh thu theo kênh và trừ hoa hồng; (4) sổ khách lưu trú giữ đúng các thông tin phục vụ thông báo lưu trú. Bốn sheet này nối với nhau bằng hai thứ duy nhất: mã đặt phòng và số phòng.

Vì sao chia đúng 4 phần chứ không phải một bảng to? Vì mỗi phần có một nhịp sử dụng khác nhau. Sơ đồ phòng thay đổi liên tục trong ngày, ai trực cũng mở. Bảng đặt phòng ghi một lần cho mỗi lượt khách nhưng phải tra cứu nhiều. Sổ thu chi để cuối ngày, cuối tháng. Sổ khách lưu trú chỉ mở khi có khách nhận phòng. Trộn cả bốn vào một bảng thì mỗi lần sửa một chỗ sẽ phải cuộn qua ba phần còn lại.

Một lưu ý về phạm vi: file Excel giải tốt bài toán "nhìn thấy" và "ghi chép" cho cơ sở nhỏ, nhưng không tự chặn được hai người cùng nhận một phòng trong hai tích tắc. Phần chống trùng bên dưới là công thức kiểm tra sau khi nhập, không phải khóa tự động theo thời gian thực. Biết rõ giới hạn này trước khi làm sẽ tránh kỳ vọng sai, và cũng là lý do tồn tại của phần cuối bài.

Trước khi dựng file, hãy chuẩn bị đủ 3 danh mục tĩnh, để riêng một sheet tên là Danh mục:

• Danh sách phòng: số phòng, loại phòng, giá niêm yết mỗi đêm, sức chứa. Đây là nguồn sự thật về phòng, mọi sheet khác chỉ tham chiếu về đây.
• Danh sách kênh đặt: Trực tiếp, Booking.com, Agoda, các sàn khác, khách quen, đoàn. Kèm cột hoa hồng phần trăm của từng kênh để chỗ khác trỏ vào.
• Bảng trạng thái: các nhãn sẽ dùng trong ngày: Trống, Đã đặt, Đang ở, Đang dọn, Bảo trì.

Dựng Danh mục trước có một lợi ích rõ: khi giá phòng đổi theo mùa, bạn sửa đúng một cột trong Danh mục, các công thức phía sau tự tính lại. Nếu thay vào đó bạn gõ giá trực tiếp vào từng dòng đặt phòng thì mỗi lần đổi giá là một lần rà cả trăm dòng, kiểu gì cũng sót.

Mỗi hàng một phòng, mỗi cột một ngày: dải màu là lượt khách đang chiếm phòng, khoảng trắng là phòng còn bán được.

Sơ đồ phòng: nhìn một bảng biết phòng nào trống ngày nào

Sơ đồ phòng là trục xoay của cả file. Dựng đúng sheet này trước, các sheet khác chỉ việc tham chiếu về.

Cấu trúc bảng

Cách dựng phổ biến và dễ dùng nhất với cơ sở dưới vài chục phòng:

• Dòng đầu tiên: các ngày trong tháng, mỗi cột một ngày, kèm thứ trong tuần để nhìn cuối tuần cho dễ.
• Cột đầu tiên: số phòng, xếp theo tầng hoặc theo khu.
• Giao giữa phòng và ngày: một ô chứa nhãn trạng thái ngắn, ví dụ "T" là trống, "Đ" là đã đặt, "Ở" là đang có khách, "BT" là bảo trì.

Đừng viết cả từ "Trống", "Đã đặt" vào từng ô: cột sẽ phình ra, cả tháng không nhìn hết một màn hình. Quy ước nhãn một hai ký tự, ghi chú bảng quy ước ở góc trên sheet để người mới cũng hiểu.

Cách tô dải ngày cho mỗi booking

Một khách ở từ 12/10 đến 15/10 nghĩa là họ chiếm phòng các đêm 12, 13, 14 và trả phòng sáng 15. Trên sơ đồ, tô màu dải ô từ ngày 12 tới ngày 14, ô ngày 15 để trống (phòng đó sáng 15 đã sẵn sàng đón khách mới sau khi dọn).

Quy tắc "đêm cuối cùng là đêm trước ngày đi" này là chỗ hay nhầm nhất khi làm sơ đồ phòng bằng tay, và cũng là chỗ dễ mất tiền nhất: tô lố một đêm là mất một đêm có thể bán, tô thiếu một đêm là hai khách chung phòng.

Hai con số nên có sẵn trên sơ đồ

Treo hai công thức ở ngay đầu mỗi cột ngày:

• Số phòng trống mỗi ngày: đếm số ô trong cột mang nhãn "T". Hàm COUNTIF là đủ.
• Số phòng đang bán được: tổng số phòng trừ số phòng bảo trì. Con số này khác tổng số phòng trên giấy, và là mẫu số đúng khi tính công suất.

Với công cụ đếm này, mỗi sáng chỉ cần liếc dòng đếm là biết hôm nay còn bán được bao nhiêu phòng, không phải đếm tay từng ô.

Định dạng theo điều kiện để nhìn nhanh

Bật định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) cho vùng lịch: mỗi nhãn một màu. Thường dùng: trống để trắng, đã đặt xanh nhạt, đang ở vàng, bảo trì xám. Quy tắc chọn theo "Text is exactly" với đúng nhãn đã quy ước.

Màu không phải để trang trí. Khi cả tháng nằm gọn một màn hình, mắt người trực quét màu nhanh hơn đọc chữ, và những dải trắng (phòng trống) nổi lên như danh sách việc cần bán.

Khóa ô và bảo vệ sheet

Sơ đồ phòng là sheet bị sửa nhiều nhất, cũng là sheet dễ bị sửa nhầm công thức nhất. Hai hàng rào rẻ tiền:

• Khóa các ô công thức (đếm trống, đếm bán được) rồi bật bảo vệ sheet, chỉ để vùng lịch được nhập.
• Đặt tên vùng (Named Range) cho các vùng quan trọng như danh sách phòng, bảng giá, để công thức đọc dễ và ít gãy khi thêm dòng.

Bảng đặt phòng: chống đặt trùng bằng công thức kiểm tra chéo

Nếu sơ đồ phòng là bức tranh, bảng đặt phòng là sổ gốc. Mọi con số tiền nong lấy từ đây.

Các cột tối thiểu

Một bảng đặt phòng đủ dùng có các cột sau, theo thứ tự từ trái sang phải:

📊 Bảng: Các cột tối thiểu của bảng đặt phòng

Hai cột K và M là công thức, đừng gõ tay: gõ tay là sớm muộn lệch với cột L.

• Số đêm tính bằng ngày đi trừ ngày đến. Excel hiểu ngày tháng nên công thức chỉ là phép trừ, kết quả là số ngày.
• Thành tiền bằng số đêm nhân giá mỗi đêm.
• Còn lại bằng thành tiền trừ đã cọc.

Công thức chống đặt trùng

Đây là phần đáng giá nhất của cả file. Nguyên tắc: hai lượt khách trùng phòng khi và chỉ khi khoảng ngày của họ giao nhau. Hai khoảng giao nhau khi ngày đến của lượt này sớm hơn ngày đi của lượt kia, và ngày đi của lượt này muộn hơn ngày đến của lượt kia.

Trong Excel, dựng một cột "Kiểm trùng" ở cuối bảng. Mỗi dòng, công thức đếm số dòng khác thỏa đủ 3 điều kiện:

1. Cùng số phòng (so với ô phòng của dòng đang xét).
2. Ngày đến của dòng kia nhỏ hơn ngày đi của dòng này (dùng toán tử nhỏ hơn khi gõ thật).
3. Ngày đi của dòng kia lớn hơn ngày đến của dòng này (dùng toán tử lớn hơn).

Dùng hàm COUNTIFS với ba cặp điều kiện trên, kết quả của dòng đang xét luôn đếm chính nó (vì khoảng ngày của nó hiển nhiên giao với chính nó). Vì vậy cách đọc kết quả như sau:

📊 Bảng: Cách đọc kết quả ô kiểm trùng

Lưu ý kỹ thuật khi gõ công thức: điều kiện so sánh ngày phải nối bằng ký tự nối chuỗi với ô ngày, tức là viết dạng toán tử so sánh rồi đến dấu nối chuỗi rồi đến ô. Nếu bạn gõ thiếu dấu nối, công thức sẽ đi tìm đúng chuỗi "lớn hơn F2" thay vì so sánh, kết quả luôn sai. Đây là lỗi phổ biến nhất của người mới dùng COUNTIFS với ngày.

Khóa vùng dữ liệu trong công thức theo dạng tuyệt đối (có ký hiệu đô la) để kéo công thức xuống hết bảng mà vùng đếm không trôi.

Nghi thức chạy kiểm mỗi ngày

Công thức chỉ đếm, không tự chạy khi bạn quên. Gắn nó vào thói quen:

• Cuối mỗi ca trực: lọc cột Kiểm trùng lấy giá trị lớn hơn 1. Không còn dòng nào là yên tâm.
• Khi nhận booking mới: nhập xong, nhìn ngay ô kiểm trùng của dòng vừa nhập trước khi xác nhận với khách.
• Trước ngày cao điểm: lọc riêng các dòng có ngày đến trong 3 ngày tới để rà tay một lượt.

Cọc tiền và trạng thái

Hai thứ dễ bỏ sót nhất trong quản lý đặt phòng là tiền cọc và trạng thái. Bảng cần cả hai:

• Cọc giữ phòng: quy định mức cọc (ví dụ một đêm đầu với khách lẻ, ba mươi phần trăm với đoàn) và ghi ngay khi nhận tiền. Không ghi cọc thì không ai nhớ khách nào đã giữ phòng bằng tiền.
• Trạng thái chốt: dùng danh sách thả xuống (Data Validation) để tránh mỗi người gõ một kiểu. "Hủy" và "Không đến" phải là hai trạng thái khác nhau, vì một cái thì chủ động, một cái thì không.

Nối sơ đồ phòng với bảng đặt phòng

Hai sheet phải kể cùng một câu chuyện. Quy tắc vàng: khách nhận phòng xong thì số phòng trên hai sheet phải khớp nhau. Cách làm ít tốn công nhất là dùng bảng đặt phòng làm nguồn, sơ đồ phòng làm bản hiển thị: ai nhận booking thì nhập ở bảng đặt phòng, sau đó tô dải ô tương ứng trên sơ đồ. Gõ hai nơi là mầm lệch số, mà lệch số ở đây nghĩa là đón khách sai phòng.

Với cơ sở có nhiều khung giờ trả phòng muộn, thêm một cột "Giờ trả phòng dự kiến" trong bảng đặt phòng để buồng phòng biết phòng nào gấp, phòng nào dọn sau cũng được.

Sổ khách lưu trú: giữ đúng cột để thông báo lưu trú nhanh

Trước khi nói cách làm, nói về nghĩa vụ. Khi có người lưu trú qua đêm, cơ sở lưu trú du lịch có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú. Thời hạn thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; nếu khách đến sau 23 giờ thì việc thông báo phải xong trước 8 giờ sáng hôm sau (Nguồn: Luật Cư trú 2020, sửa đổi bởi Luật sửa đổi 10 luật năm 2025). Thông báo làm được qua nhiều đường: trực tiếp tại cơ quan đăng ký cư trú, qua điện thoại, thư điện tử, cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID (Nguồn: Thông tư 55/2021/TT-BCA, sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA).

Vì mốc thời gian có thể rơi vào buổi tối, sổ khách lưu trú trên Excel phải đủ cột để tới 23 giờ bạn không phải chạy đi lục giấy tờ. Nội dung thông báo lưu trú theo quy định gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do lưu trú, thời gian lưu trú, địa chỉ lưu trú (Nguồn: Luật Cư trú 2020). Vậy sheet cần đúng các cột sau:

📊 Bảng: Các cột cần có trong sổ khách lưu trú

Hai mẹo vận hành đáng nhớ. Thứ nhất, nối sheet này với bảng đặt phòng bằng mã đặt: khi khách tới nhận phòng, chỉ cần bổ sung hai thứ còn thiếu là số định danh cá nhân và ảnh chụp giấy tờ, thay vì chép lại từ đầu. Thứ hai, cuối mỗi ngày, lọc cột Trạng thái thông báo lấy các dòng còn "chưa thông báo" để xử lý một lượt, xong thì đánh dấu cả ngày.

Sheet này chứa dữ liệu cá nhân của khách: họ tên, số định danh, số điện thoại, hình ảnh giấy tờ. Nó phải được bảo vệ kỹ hơn ba sheet còn lại. Tối thiểu là đặt mật khẩu mở file và không gửi cả file cho người không liên quan. Cách làm cụ thể ở cách đặt mật khẩu bảo mật cho file Excel và bảo mật file Excel nội bộ.

Trực tiếp, OTA hay khách quen đều đổ về một sổ — và phần hoa hồng phải bị cắt ra ngay từ dòng đầu thay vì chờ tới cuối tháng.

Sổ thu chi: tách doanh thu theo kênh và trừ hoa hồng ngay từ đầu

Phần lớn chủ cơ sở lần đầu làm sổ doanh thu đều gặp cùng một cú lừa: nhìn bảng điều khiển của sàn thấy doanh thu cao, tới lúc tiền về tài khoản lại thấp hơn. Khoảng chênh chính là hoa hồng. Booking.com for Partners nói rõ: hoa hồng là một tỷ lệ phần trăm cố định trên giá trị đặt phòng, mức cụ thể theo hợp đồng của từng chỗ nghỉ, và có thể cộng thêm khi tham gia các chương trình hiển thị (Nguồn: Booking.com for Partners). Mức phổ biến cho chỗ nghỉ độc lập thường lấy khoảng 15% làm mốc, nhưng con số đúng phải lấy từ hợp đồng và bảng kê thật của mình.

Vậy thiết kế sổ thu chi phải có một dòng hoa hồng cho mỗi lượt đến từ sàn. Cấu trúc gợi ý, một dòng cho mỗi lượt khách:

📊 Bảng: Cấu trúc sổ thu chi theo kênh đặt phòng

Ba quy tắc đọc sổ cho đúng:

1. Doanh thu nói chuyện với khách, thực thu nói chuyện với két. Mọi quyết định về giá và về kênh nên nhìn cột thực thu, vì đó là số còn lại sau khi trả phí sàn.
2. Đối chiếu bảng kê mỗi tháng. Tải bảng kê hoa hồng từ sàn, so với cột hoa hồng tiền của mình. Ba nguyên nhân lệch hay gặp: khách hủy muộn vẫn bị tính hoa hồng, khách không đến (no-show) vẫn bị tính, và hoa hồng cộng thêm của các chương trình khuyến mãi.
3. Tiền sàn chưa chuyển về là khoản phải thu, không phải tiền đã có. Với cơ sở bán nhiều qua sàn, hãy theo dõi khoản này như theo dõi công nợ: cách làm có ở quản lý công nợ cho SME và bảng theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel.

Về phía chi phí, cơ sở lưu trú có đặc thù: chi phí theo phòng và theo lượt khách như điện nước, giặt là, đồ dùng một lần, dọn phòng, lương ca trực. Nên tách hai nhóm cột: "chi phí theo phòng" và "chi phí chung toàn nhà". Cuối tháng muốn biết mỗi phòng có thực sự lãi, lấy tổng chi phí chung chia cho số phòng-đêm bán được rồi cộng ngược lại. Với cơ sở nhỏ, cách chia đơn giản này đủ dùng, không cần mô hình phân bổ phức tạp.

Nếu bạn phải trả lương theo ca cho nhân viên trực, phần chấm công và tính lương làm trên Excel theo đúng cách của bảng chấm công bằng Excel cho shop và cách tính lương bằng Excel, rồi nối số tổng vào cột chi phí lương của sổ này.

Ba chỉ số nên đọc mỗi tuần: công suất phòng, ADR, RevPAR

Quản lý bằng cảm nhận thì tháng nào cũng thấy "chắc cũng được", tới lúc cần quyết định giá lại không biết bắt đầu từ đâu. Ba chỉ số dưới đây là ngôn ngữ chung của ngành lưu trú, và cả ba đều tính được từ chính sổ đặt phòng:

• Công suất phòng (occupancy): số phòng-đêm bán được chia cho số phòng-đêm có thể bán, nhân 100%. Nói mức sử dụng nguồn lực.
• Giá phòng bình quân (ADR, Average Daily Rate): doanh thu tiền phòng chia cho số phòng-đêm bán được. Nói bạn đang bán phòng ở mức giá nào.
• RevPAR (Revenue per Available Room): doanh thu tiền phòng chia cho tổng số phòng-đêm sẵn có. Gộp cả hai chỉ số trên, là chỉ số chuẩn nhất để so giữa các tháng.

Cách tính bằng Excel, làm ngay trong file đang có: thêm một cột "Số phòng-đêm" vào bảng đặt phòng (chính là số đêm, nhưng viết thành tên riêng để dễ gọi). Sau đó dùng SUMIFS để gom số theo khoảng ngày và theo kênh: một ô chọn kỳ (từ ngày, đến ngày), vài ô gọi SUMIFS cho doanh thu, COUNTIFS cho số đêm bán.

Ví dụ cho dễ hình dung: nhà nghỉ 10 phòng, tháng có 30 ngày, vậy số phòng-đêm sẵn có là 300. Trong tháng bán được 180 phòng-đêm, doanh thu tiền phòng 90 triệu đồng.

📊 Bảng: Ví dụ tính ba chỉ số cho nhà nghỉ 10 phòng

Ba con số chỉ có nghĩa khi đọc cùng nhau. Công suất 60% với giá phòng bình quân 500.000 đồng khác hoàn toàn công suất 40% với giá 750.000 đồng, dù doanh thu tổng có thể ngang nhau. Và một điều quan trọng hơn cả: doanh thu trên sàn phải quy về thực thu rồi mới so. Cùng một phòng bán 600.000 đồng, khách trực tiếp để lại gần đủ 600.000 đồng, khách qua sàn để lại ít hơn phần hoa hồng. Đo lường đúng sẽ tự trả lời câu hỏi nên dồn sức kéo khách về kênh nào.

Những lỗi hay gặp khiến sổ Excel của khách sạn, nhà nghỉ lệch số

Các lỗi dưới đây không làm file hỏng. File vẫn mở, công thức vẫn chạy, chỉ có con số là sai. Đây mới là loại lỗi đắt tiền.

1. Mỗi người giữ một bản sao của file. Lễ tân một bản, quản lý một bản, buồng phòng một bản. Ba bản ba số, không ai biết bản nào đúng. Lỗi này bắt đầu từ thói quen gửi file qua lại. Nếu chuyện chia sẻ file qua mạng nội bộ hay gây xung đột phiên bản, xem khắc phục lỗi xung đột khi chia sẻ file Excel qua mạng nội bộ và vì sao đồng bộ file Excel luôn bị lỗi.

2. Gõ giá phòng trực tiếp vào từng dòng đặt phòng. Đổi giá cho mùa cao điểm là phải rà lại cả trăm dòng, kiểu gì cũng sót vài dòng. Giá phải nằm ở sheet Danh mục, mọi chỗ khác tham chiếu về.

3. Không chốt sheet nào là nguồn sự thật. Bảng đặt phòng là sổ gốc, sơ đồ phòng là bản hiển thị. Ai nhập ở đâu, nhập lúc nào phải có quy ước, nếu không thì hai bên sẽ lệch nhau đúng vào ngày cao điểm.

4. Không sao lưu. File chứa lịch sử khách, giá bán, công nợ. Mất file là mất cả một cuốn sổ, không dựng lại được. Xem cách sao lưu file Excel đúng cách để đặt lịch sao lưu tự động thay vì nhớ thì làm.

5. Không phân quyền, không lưu vết. File gửi vào nhóm chat là ai cũng xem được giá vốn và dữ liệu khách. Trong khi đó, sửa giá bán mà không có vết là rủi ro quản trị. Hai bài liên quan: Excel không phân quyền nhân viên và nhật ký thay đổi dữ liệu Excel không đủ.

6. Xóa dữ liệu cũ để cho file nhẹ. Xóa khách cũ là mất lịch sử khách quen, mất căn cứ tính mùa vụ. Cách đúng: dồn dữ liệu cũ sang sheet lưu trữ theo năm, chỉ giữ trên sơ đồ phòng những ngày đang vận hành.

7. Đối chiếu sàn kiểu đối phó. Đọc bảng kê sàn cho có, không so từng dòng với sổ. Sai lệch hoa hồng tích tụ vài tháng là một khoản tiền đáng kể mà không có cách nào truy lại đủ.

Nếu file của bạn đã dính vài lỗi trong danh sách này và mở ngày càng chậm, có một bài kiểm tra nhanh ở 7 dấu hiệu file Excel đang giết doanh nghiệp nói rõ lúc nào nên dừng việc vá víu.

Khi hai người trở lên cùng nhập và cần khóa phòng tức thời, một màn hình chung trả lời nhanh hơn mọi bản sao của cùng một file.

Khi nào nên chuyển từ Excel sang web app riêng?

Excel không sai. Nó chỉ hết hợp khi cách làm việc đổi khác. Với nhà nghỉ một người quản lý, dưới khoảng 20 phòng, khách chủ yếu một hai nguồn: file Excel làm đúng theo hướng dẫn trên là đủ và miễn phí. Đừng đổi chỉ vì nghe nói phải số hóa.

Nhưng có 5 dấu hiệu cho thấy chi phí giữ Excel đang lớn dần hơn chi phí đổi:

• Hai người trở lên cùng nhập dữ liệu hằng ngày. Lễ tân nhận phòng, quản lý chốt giá, buồng phòng cập nhật trạng thái: ba người, ba bản sao, xung đột phiên bản mỗi ngày.
• Cần khóa phòng tức thời khi khách đứng ở quầy. Excel chỉ báo trùng sau khi nhập; hai kênh cùng nhận một phòng trong lúc cao điểm là tình huống thật, và cách bù duy nhất là nâng phòng, tức là mất tiền hoặc mất uy tín.
• Cần xem số khi không ngồi máy tính. Chủ đi vắng vẫn muốn biết hôm nay còn bao nhiêu phòng trống, ai chưa trả tiền. File Excel trên máy tính quầy không trả lời được câu đó.
• Cần phân quyền và lưu vết. Ai được xem giá, ai được sửa đặt phòng, ai đã đổi gì lúc nào.
• Cần nối các phần rời lại. Đặt phòng, chấm công, thu chi đang nằm 3 file riêng. Gom về một chỗ, một lần nhập, nhiều chỗ đọc.

Bước chuyển ít đau nhất không phải là thay cả hệ thống một lúc. Hãy bắt đầu bằng một màn hình duy nhất làm đúng việc đau nhất, thường là đặt phòng kèm sơ đồ phòng cập nhật tức thời, chạy song song với Excel vài tuần. Khi màn hình đó đứng vững, chuyển tiếp phần chấm công, rồi phần thu chi. Excel cũ giữ lại làm kho lịch sử, không vứt đi. Chi phí và cách làm của một web app nội bộ đã có bài chi tiết: chuyển file Excel lên web app và chi phí xây dựng web app nội bộ. Nếu đặc thù của bạn là đặt phòng đổ về từ nhiều kênh cùng lúc, cách gom đơn từ nhiều nguồn về một chỗ ở quản lý đơn hàng từ nhiều sàn về một nơi cũng áp dụng được cùng nguyên tắc.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại

• Quản lý khách sạn, nhà nghỉ bằng Excel gọn nhất với 4 sheet: sơ đồ phòng, bảng đặt phòng, sổ thu chi, sổ khách lưu trú; nối nhau bằng mã đặt phòng và số phòng.
• Chống đặt trùng bằng một cột công thức đếm các khoảng ngày giao nhau trên cùng một phòng: kết quả bằng 1 là an toàn, lớn hơn 1 là phải xử lý ngay.
• Doanh thu phải trừ hoa hồng ngay từ dòng đầu, và đối chiếu bảng kê sàn mỗi tháng; tiền sàn chưa về là khoản phải thu (Nguồn: Booking.com for Partners).
• Thông báo lưu trú: trước 23 giờ ngày bắt đầu lưu trú, khách đến sau 23 giờ thì trước 8 giờ sáng hôm sau (Nguồn: Luật Cư trú 2020).
• Ba chỉ số đọc mỗi tuần: công suất phòng, ADR, RevPAR; và chuyển sang web app khi có từ hai người cùng nhập hoặc cần khóa phòng tức thời.

Tác giả: Exceltoapp.vn